Optimisez l’organisation de votre événement avec notre plateforme de gestion innovante

Organiser & gérer ses colloques ou congrès en ligne

Même si le colloque et le congrès se ressemblent, il convient de souligner leurs différences !

Un congrès réunit un ou plusieurs organismes pour échanger sur une thématique précise. Il s’agit d’une confrontation d’idées et d’expériences.

Un colloque est également une réunion entre des spécialistes d’un même domaine d’activité mais l’objectif principal est de faire une étude sur un thème donné dans l’optique de diffuser les résultats de ces recherches. Le colloque se fait en plus petit comité que le congrès.

Généralement, ces deux types d’événements sont organisés par des secteurs d’activités ciblés. De la définition des objectifs à la concrétisation le jour J, leur organisation nécessite beaucoup d’investissement et d’énergie.

Quelles sont les étapes clés de l’organisation d’un colloque ou d’un congrès ?

Pour que votre colloque ou congrès soit réussi, veillez à proposer un contenu de qualité répondant aux besoins et aux attentes de vos invités. Et ce, dans une structure organisationnelle optimale.

Avant l’événement

Dans un premier temps, il faut fixer le cadre de votre événement, à savoir :

  • Définir un budget prévisionnel
  • Choisir un thème, fil conducteur
  • Etablir un programme
  • Déterminer le format (durée, nombre de participants)

Après cette étape, il vous faut choisir et réserver un lieu adapté pour votre colloque ou votre congrès. Votre choix dépend du public visé et du standing donné à l'événement.

Une fois le lieu réservé, il faut penser à :

  • Désigner un maître de cérémonie pour animer l’événement
  • Établir la liste des invités et intervenants
  • Rédiger les invitations et le programme
  • Envoyer les invitations
  • Contacter les prestataires
  • Réserver hôtels, transports
  • Réaliser tous les supports de communication
  • Prévoir l’aménagement du lieu (mobilier, installations électrique et internet, matériel audio-visuel, etc)
  • Préparer un formulaire d’évaluation

Découvrez nos solutions online pour préparer votre événement efficacement.

Pendant l’événement

L’organisation d’un tel événement demande beaucoup de rigueur et d’attention le jour J. Il faut veiller au bon déroulement du colloque/congrès et penser à régler les derniers détails :

  • Vérifier le matériel technique
  • Placer les porte-noms, l’eau et les verres pour les intervenants
  • Accueillir et installer les intervenants
  • Donner les instructions à l’équipe d’accueil
  • Accueillir les invités et noter leur présence
  • Distribuer la documentation, les badges

Aussi, il faut être en mesure de palier aux éventuels aléas de l’organisation.

Après l’événement

Dans un premier temps, il convient de remercier les intervenants et les invités présents au colloque ou au congrès.

Enfin, procédez à l’évaluation de votre événement. Analysez votre retour sur investissement, surveillez les retombées de presse et rédigez un compte-rendu.

Découvrez nos solutions online pour mesurer l’impact de votre événement.

Démo gratuite Nous contacter