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Organiser & gérer ses conférences en ligne

La conférence se définit par une réunion de personnes qui débattent sur un sujet précis. Il s’agit en effet d’une confrontation d’idées sur un sujet précis et jugé important par les participants. La conférence fait intervenir un ou plusieurs spécialistes pour alimenter un contenu spécifique. L’événement a pour objectif d’offrir un aperçu du domaine abordé et de débattre sur différentes questions.

Le conférencier se retrouve généralement face à des interlocuteurs experts du domaine et a pour mission d’apporter une valeur ajoutée aux échanges tout en interpelant le public pour le faire réagir. La qualité de cet outil marketing B2B repose sur le contenu développé et sur les différents intervenants.

Pourquoi organiser une conférence ?

L’organisation d’une conférence peut s’avérer fructueuse si elle est parfaitement optimisée. Elle permet à l’organisateur de se faire connaître et d’affirmer son expertise auprès d’un public de professionnels. Il s’agit d’une opération de communication à part entière qui permet d’améliorer son image auprès de l’ensemble d’une communauté.

L’objectif d’une conférence est de créer un moment de dialogue, d’information et de débat autour d’un thème défini. Le succès d’un tel événement établit la crédibilité d’une organisation dans son secteur d’activité et lui donne l’image d’un leader d’opinion.

Quelles sont les étapes clés de l’organisation d’une conférence ?

Événement de communication externe, la conférence impose des délais incompressibles de préparation. La gestion des invités et des orateurs reste chronophage, il faut donc l’anticiper et prévenir son audience bien à l’avance via l’envoi d’un « save the date » qui rendra l’événement officiel.

Avant l’événement

Dans un premier temps, il faut donner un cadre à la conférence. Quel message souhaitez-vous faire passer, à qui et sous quelle forme ? Quel budget avez-vous ?

Envisagez ensuite les éléments suivants : le thème, l’envergure de l’événement, les intervenants.

Une fois que vous avez les réponses à ces questions, vous pouvez vous lancer dans l’organisation concrète de votre conférence :

  • Choisir et réserver la salle adaptée au type de conférence que vous organisez. Assurez-vous que la capacité d’accueil et les équipements de la salle soient en accord avec votre projet. Un cadre prestigieux marque les esprits et plaît aux participants.
  • Définir la date
  • Prendre contact avec les différents intervenants que vous souhaitez inviter et obtenir la confirmation de leur présence
  • Etablir la liste des invités
  • Envisager les prestations nécessaires en fonction du nombre de participants : traiteur, hôtesses, matériel audio-visuel, connexion internet, décoration...
  • Envoyer les invitations
  • Réaliser un dossier de présentation et divers supports de communication (affiches, signalétique, badges nominatifs)
  • Faire un plan de la salle
  • Envoyer les relances et reminder aux invités
  • Tester les différents équipements (sono, projecteurs, consoles)

Envoyez vos invitations, relances et reminder en quelques clics avec InvitYou !

Pendant l’événement

Le jour J, prenez soin d’arriver à l’avance sur le lieu de l’événement afin de vérifier que tout est bien en place et…

  • Donner les dernières instructions aux hôtesses
  • Réceptionner les intervenants et les éventuels prestataires
  • Accueillir les invités

Afin de procéder au check-in des participants et de fluidifier l’accès, vous pouvez utiliser la plateforme InvitYou et son application d’émargement.

Tout au long de l’événement, veillez à ce que le programme de la conférence soit respecté.

Après l’événement

La communication post-événementielle est tout aussi indispensable que celle effectuée en amont de la conférence. En la soignant, vous mettez toutes les chances de votre côté d’obtenir satisfaction des participants et contribuez à leur laisser une trace de votre manifestation.

  • Dès le lendemain de la conférence, adressez vos remerciements aux intervenants et aux participants
  • Proposez-leur de répondre à une enquête de satisfaction
  • Réalisez un compte-rendu sur le site web de l’événement
  • Partagez vos photos et vidéos pour que l’événement vive plus longtemps !

Découvrez les solutions post-événement proposées sur la plateforme InvitYou !

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