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Organiser & gérer ses séminaires et conventions d’entreprise en ligne

Outil de management indispensable à la bonne santé d’une entreprise, le séminaire et la convention ont pour but de réunir les collaborateurs d’une entreprise afin de réfléchir à des orientations communes, tracer un bilan et favoriser la communication entre eux à travers le partage d’une expérience collective. Lors de ce type d’événement, les thèmes de travail sont évoqués de manière joviale et dissimulée, pour que le salarié se sente dans un cadre différent de celui du milieu professionnel habituel.

Pourquoi organiser un séminaire, une convention ?

Si la fonction première d’un séminaire est de réunir tous les collaborateurs dans une ambiance de travail singulière, il prend une forme ludique et conviviale qui tend à améliorer le climat social de l’entreprise et à favoriser la création de liens entre les salariés. Les activités proposées lors de ces séjours ont pour but de renforcer la cohésion des équipes et d’établir un dialogue entre les salariées et la direction. Enfin, cela permet de faire découvrir la vision globale et la stratégie de l'entreprise à l’ensemble des salariés.

Quelles sont les étapes clés de l’organisation d’un séminaire, d’une convention ?

L’organisation d’un séminaire ou d’une convention n’est pas une mince affaire. Une bonne préparation en amont est nécessaire si l’on veut avoir des retombées positives en aval.

L’organisation de ce type d’événement se décline en trois phases : avant, pendant et après le séminaire ou la convention. Ce type d’organisation prend du temps et de l’énergie. Tout est question de rigueur et d’appréhension du moindre détail.

Avant l’événement

1) Dans un premier temps, il est primordial de cadrer l’événement. À savoir :

  • Déterminer les objectifs et les besoins. Il s’agit du premier critère à établir car il donne un point de départ au fil conducteur de l’événement
  • Définir les cibles
  • Établir le budget

2) Planification

  • Fixer une date
  • Définir la liste des participants
  • Choisir un lieu et le réserver (lieu ludique et inhabituel)
  • Établir un programme (activités, restauration, réunions, etc) et évaluer la durée de l’événement
  • Déterminer les besoins techniques et logistiques
  • Solliciter les prestataires

3) Communication autour de l’événement

Elle s'amorce lorsque la planification est prête et nécessite beaucoup de rigueur. Il s’agit de prévenir les participants suffisamment à l’avance pour s’assurer de leur présence. Ainsi, il faut procéder à l’envoi des invitations, relances, reminder avant le jour J et tenir à jour un tableau de bord pour noter les réponses de chacun des invités.

Gagnez du temps et surprenez vos invités à votre événement avec la plateforme InvitYou !

  • Créez votre site événementiel
  • Contrôlez l’envoi de vos invitations, relance et reminder
  • Créez votre formulaire d’inscription en ligne et collectez toutes les réponses
  • Générez vos badges

Pendant l’événement

Le jour J, il faut être capable de pallier aux aléas de l’organisation et…

  • s'assurer de la présence de tous les participants
  • veiller au bon déroulement du programme
  • relever les points positifs et les points d’efforts pour les prochains événements

La plateforme de gestion d’événements InvitYou vous permet de :

  • Contrôler et fluidifier l’accès
  • Réaliser les statistiques de fréquentation
  • Faciliter le networking

Après l’événement

La bonne organisation d’un événement d’entreprise de type séminaire ou convention ne s’arrête pas là. En effet, une fois l’événement terminé, vous pouvez envoyer un mot de remerciement aux participants mais aussi mettre en place un plan d’évaluation.

La mise en œuvre d’un plan d’évaluation permet de savoir si les objectifs fixés ont été remplis et quels pourraient être les points d’amélioration quant à l’organisation de ce genre d’événement. Par exemple, un formulaire de satisfaction permet de recueillir les avis des invités.

Par ailleurs, il ne faut pas oublier de remercier les participants en envoyant une carte par exemple.

Comment évaluer les résultats de votre séminaire ?

La plateforme InvitYou vous accompagne dans les étapes post-événement.

  • Envoyez vos cartes de remerciement
  • Créez votre enquête de satisfaction
  • Envoyez des newsletters thématiques
  • Accédez à vos statistiques et reporting global
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