Organiser & gérer ses soirées événementielles en ligne

Placez le digital au cœur de votre stratégie événementielle

La soirée événementielle permet à l’entreprise d’associer son image à un événement festif et convivial. Il s’agit d’un moment clé pour l’entreprise, l’objectif étant de transmettre un message et de marquer les esprits en faisant plaisir aux invités. Car, ne l’oublions pas, les participants sont au cœur de la soirée qui est organisée en leur honneur. L’événement peut prendre différentes formes en fonction de l’occasion : cocktail, anniversaire d’entreprise, lancement de produit, fête de fin d’année…


Pourquoi organiser une soirée événementielle ?

Une soirée événementielle est l’occasion de rassembler tous vos collaborateurs, clients, prospects, fournisseurs ou partenaires hors du cadre de travail habituel et de promouvoir votre société. En effet, l’événement permet de donner une image positive et dynamique de votre entreprise. L’ambiance chaleureuse et le contexte favorisent les rencontres et les échanges entre les collaborateurs. Ainsi, la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance à l’entreprise sont renforcés et vous retrouvez une équipe plus soudée et motivée.

L’organisation d’une soirée événementielle constitue également une opportunité de remercier, récompenser vos collaborateurs, fournisseurs et clients. C’est aussi un bon moyen de les fidéliser en renforçant la confiance portée à votre société.


Quelles sont les étapes clés de l’organisation d’une soirée événementielle ?

Comme la majorité des événements professionnels, la soirée événementielle nécessite beaucoup de rigueur, d’organisation et de temps si l’on veut qu’elle soit réussie. Il y a quelques étapes et des règles à suivre pour laisser le moins de place possible au hasard.

Avant la soirée

Tout d’abord, il est primordial de définir vos objectifs et vos attentes quant à cette soirée. Dans quel but souhaitez-vous organiser cet événement ? Pour motiver, remercier, fidéliser, renforcer la cohésion d’équipe, lancer un nouveau produit ? C’est la réponse à cette question qui conditionnera toute l’organisation de votre soirée événementielle.

Par la suite, les éléments suivants sont à définir :

  • La cible de votre événement : clients, prospects, partenaires, fournisseurs, collaborateurs
  • Le choix d’un thème fédérateur, adapté à votre cible et en adéquation avec les valeurs de l‘entreprise
  • La date
  • Le lieu
  • Les éventuels intervenants (discours, remerciements)
  • Le programme : animations, activités, repas…
  • L’aménagement du lieu de réception, la décoration, la signalétique, le matériel audiovisuel
  • Préparer des goodies à offrir aux invités

Autre point important, l’envoi des invitations. Loin d’être un détail, la réalisation et l’envoi des invitations peut s’avérer fastidieux et chronophage. En effet, il ne suffit pas simplement de les réaliser et de les envoyer à tous les invités, il faut également s’assurer de leur bonne réception, effectuer des relances si besoin, gérer les inscriptions, etc. C’est une étape cruciale dans l’organisation d’une soirée événementielle.

Pour être sûr de maîtriser cet élément logistique, vous pouvez utiliser la plateforme de gestion en ligne d’invitations et d’événements professionnels, InvitYou.

Pour en savoir plus…

Pendant la soirée

Le jour J est arrivé, tout doit être prêt. Il s’agit d’un événement unique et vos invités attendent beaucoup de cette soirée. Votre objectif est donc de leur laisser un souvenir agréable qu’ils associeront à celle de votre marque. Pour ce faire, l’organisation doit être optimale afin de générer des retours positifs et pertinents pour votre entreprise. Cependant, il y a toujours des aléas que l’on ne peut prévoir !

Heureusement, la plateforme InvitYou peut vous accompagner dans la réalisation des tâches suivantes :

  • contrôler l’accès à votre événement
  • confirmer l’arrivée de chaque invité
  • optimiser la logistique liée à l’arrivée des participants

Après la soirée

Une fois la soirée terminée, il est important d’analyser les feed-back des invités pour optimiser votre organisation sur les prochaines éditions et mesurer votre retour sur investissement. Pour cela, exploitez les données récoltées le jour même : nombre d’invités présents, nouveaux contacts… Il est également bon d’envoyer un mot de remerciement aux personnes ayant répondu à votre invitation.


Comment évaluer les résultats de votre soirée événementielle ?

Mesurez l’impact de votre soirée événementielle grâce à InvitYou. La plateforme collecte les informations utiles relatives à votre événement pour vous présenter des statistiques détaillées et dresser un reporting détaillé.