Organiser & gérer ses colloques ou congrès en ligne

Optimisez l’organisation de votre événement avec notre plateforme de gestion innovante

Le colloque et le congrès sont deux formats d’événements distincts, dont l’organisation requiert énergie et investissement. Aussi, se tourner vers les bons outils logistiques est essentiel !

Opter pour une plateforme de gestion en ligne permet de tirer un trait sur l’ère des tableaux Excel ! Cela veut dire accroître son efficacité, optimiser ses échanges et centraliser ses données.


Organisation d’un colloque / congrès : les étapes clés

Pour un colloque ou un congrès réussi, il est nécessaire de proposer un contenu adapté, répondant aux besoins et aux attentes des convives.

Étape par étape, InvitYou vous aide à communiquer avec vos invités de façon optimale, grâce à l’utilisation de supports qualitatifs.

Avant l’événement :

  • Choisir un thème / un fil conducteur
  • Créer un site web entièrement personnalisé
  • Mettre en ligne les informations pratiques nécessaires aux participants
  • Établir un programme et l’intégrer aux différents supports de communication
  • Mettre en ligne la liste des intervenants
  • Lister les invités
  • Créer, rédiger et envoyer les « save the date », les invitations, les reminders
  • Gérer les réseaux sociaux de l’événement

 

Découvrez nos solutions online pour préparer votre événement efficacement !

Pendant l’événement :

Le jour J, rigueur et attention sont de mise afin d’assurer le bon déroulement du colloque ou du congrès. L’anticipation des derniers détails techniques ainsi qu’une bonne gestion des invités sont gages de de qualité !

Les actions à mettre en place pour optimiser votre événement :

  • Accueillir et installer les intervenants
  • Accueillir les invités grâce à une application de check-in telle que YouChek
  • Distribuer les badges générés sur la plateforme de gestion online
  • Communiquer en direct sur les réseaux sociaux
  • Procéder à la captation vidéo des différentes interventions
  • Retransmettre la vidéo en direct, afin de toucher un public ciblé

 

Après l’événement :

  • Envoyer un mail de remerciement à toutes les personnes présentes le jour J
  • Procéder à l’évaluation de l’événement avec un questionnaire de satisfaction
  • Analysez votre retour sur investissement et vos retombées grâce aux statistiques automatiquement mises à jour sur votre plateforme digitale

 

Vous souhaitez passer au niveau supérieur pour l’organisation de vos colloques ou congrès ? Notre équipe vous accompagne !

 

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