Organizar y gestionar sus coloquios o congresos en línea

Los coloquios y los congresos son dos formatos de eventos distintos, cuya organización requiere energía e inversión. ¡Por este motivo, es esencial utilizar las herramientas logísticas adecuadas! ¡Optar por una plataforma de gestión en línea significa decir adiós a la era de las hojas de cálculo Excel! Significa aumentar la eficacia, optimizar los intercambios y centralizar sus datos.


Organizar un coloquio/congreso: las etapas clave

Para que un coloquio o un congreso tenga éxito, es necesario ofrecer contenidos adaptados, respondiendo a las necesidades y expectativas de los invitados. Paso a paso, InvitYou le ayuda a comunicar con sus invitados de forma óptima, utilizando soportes de alta calidad.

Antes del evento:

  • Elegir un tema / un hilo conductor
  • Crear una página web totalmente personalizada
  • Poner en línea la información práctica que necesitan los participantes
  • Elaborar un programa e integrarlo en los distintos soportes de comunicación
  • Poner en línea la lista de ponentes
  • Hacer la lista de invitados
  • Crear, redactar y enviar los «save the date», invitaciones y recordatorios
  • Gestionar las redes sociales del evento

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Durante el evento:

El gran día, el rigor y la atención a los detalles son esenciales para garantizar el correcto desarrollo del coloquio o el congreso. ¡Anticiparse a los últimos detalles técnicos y gestionar correctamente los invitados son la clave de la calidad! Lo que debe hacer para optimizar su evento:

  • Dar la bienvenida e instalar a los ponentes
  • Dar la bienvenida a los invitados utilizando una aplicación de check-in como YouChek
  • Distribuir las credenciales generadas en la plataforma de gestión en línea
  • Comunicar en directo en las redes sociales
  • Grabar en vídeo las distintas ponencias
  • Transmitir el vídeo en directo, para alzanzar el público destinatario

Después del evento:

  • Enviar un email de agradecimientos a todos los asistentes del gran día
  • Evaluar el evento con un cuestionario de satisfacción
  • Analizar el retorno de su inversión y sus beneficios a través de las estadísticas actualizadas automáticamente en su plataforma digital

¿Desea llevar la organización de sus coloquios o congresos al siguiente nivel? ¡Nuestro equipo le ayuda!

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