5 conseils incontournables pour digitaliser vos événements en 2019

Qu’il intervienne comme support dans l’organisation de votre événement, ou qu’il vous serve de tremplin pour le sublimer et impliquer vos collaborateurs, le digital est désormais une composante indispensable de vos événements professionnels.

Afin d’optimiser leur organisation et leur réussite, nous avons répertorié 5 outils digitaux à adopter sans plus attendre !

Top 5 des outils indispensables pour digitaliser vos events

Centraliser l’information : le site web dédié

Créer un site dédié à votre événement se place en première position de notre classement, car c’est un gros plus pour vos invités… comme pour vous qui êtes derrière toute l’organisation !

Avec la bonne interface, la mise en place d’un site web dédié peut se révéler particulièrement simple, intuitive et efficace ! En plus de pouvoir être personnalisé afin de refléter l’esprit de l’événement, cet outil peut aussi porter les couleurs de votre entreprise. Idéal pour cultiver le sentiment d’appartenance.

Le site internet de votre événement vous permettra d’indiquer toutes les informations pratiques qui lui sont relatives. Un gain de temps pour vos coéquipiers – qui y auront accès sur demande et en quelques clics – comme pour vous qui aurez à traiter moins de demandes pour les renseigner !

Cibler les invités : l’emailing personnalisé

Lors d’un événement corporate, l’emailing est de mise tant d’un point de vue pratique que protocolaire ! Cette opération permet d’informer et de relancer vos invités : save the date, invitations, reminders, remerciements… afin de leur fournir toutes les informations nécessaires et de commencer à les plonger dans votre manifestation.

Si vous devez leur transmettre des renseignements qui sont propres à chacun (identifiant, placement, programme…), c’est également l’occasion !

Enfin, les mails échangés devront renvoyer vers votre site web personnalisé, votre principal support !

Fluidifier l’accueil : l’application de check-in

Le jour J, vous allez probablement être amené à être sur tous les fronts ! Afin de gérer vos convives sur place en toute sérénité, pensez à vous tourner vers une application de check-in.

Le petit plus ? Grâce à cet outil, vous pouvez fluidifier l’accès (fini les files d’attente !) et personnaliser l’accueil et faisant remonter des données très ciblées à vos hôtesses (VIP, presse, placement…).

Toutes les données seront synchronisées automatiquement entre vos tablettes/smartphones afin de fournir de précieuses statistiques, en temps réel : taux de remplissage, invités manquants, rajoutés sur place…

Pratique, simple, efficace !

Participer à distance : la vidéo live

Plus que jamais, l’utilisation de la vidéo comme support de communication a la côte. Alors pourquoi ne pas en faire bénéficier votre événement ?!

Profitez de cette occasion unique pour capter le moment et le diffuser en live, auprès des collaborateurs qui n’ont pas pu être présents, de vos partenaires, ou pourquoi pas d’un public d’intéressés. Un moyen stratégique de gagner en notoriété, tout en faisant état de vos compétences.

Le petit plus ? Conservez votre vidéo en version VOD pour la réutiliser par la suite comme support de communication.

Promouvoir l’événement : les réseaux sociaux

Optez pour la création d’un ou différents comptes liés à votre événement sur les réseaux sociaux. Choisissez vos supports en fonction de vos interlocuteurs. Le grand public préfèrera utiliser Facebook et Instagram alors que les événements corporates auront plutôt leur place sur Linkedin et Twitter.

Modernisez votre communication pour faciliter les échanges et booster les interactions !

Ces supports sont également très utiles pour diffuser photos et vidéos en live, tout en se positionnant comme des accélérateurs de notoriété (les éléments mis à disposition sur ces comptes pouvant être partagés librement).

Selon l’ampleur de l’événement et la stratégie qui en découle vous pourrez créer des comptes dédiés ou tout simplement les diffuser sur ceux de votre entreprise.

Envie de digitaliser vos événements pour en maximiser les bénéfices ?

L’équipe InvitYou vous accompagne !

Demandez-vite une démo