Organiser & gérer ses conférences en ligne

Gagnez du temps en utilisant InvitYou pour la gestion de votre événement professionnel

La conférence se définit par une réunion de personnes qui débattent sur un sujet précis, avec pour objectif d’en offrir un aperçu complet.

La qualité de cet outil marketing B2B repose sur le contenu développé, mais surtout sur la façon dont l’événement est organisé.

Pour cela, il est préférable de mettre les tableaux Excel de côté et de se tourner vers une plateforme de gestion online, comme InvitYou !


Pourquoi organiser une conférence ?

L’organisation d’une conférence ne peut s’avérer fructueuse que si celle-ci est parfaitement optimisée. Dans ce cas, elle permet à l’organisateur de se faire connaître, d’affirmer son expertise auprès d’un public de professionnels, et de confirmer son image de leader d’opinion.


Organisation d’une conférence : les étapes clés

La conférence impose des délais incompressibles de préparation, car la gestion de ses invités et de ses orateurs reste chronophage.

Il faut donc l’anticiper et prévenir son audience bien à l’avance, via l’envoi d’un « save the date » qui rendra l’événement officiel.

Avant l’événement

  • Créer un site web entièrement personnalisé, à l’image de la conférence
  • Mettre en ligne les informations pratiques nécessaires aux participants
  • Établir un programme et l’intégrer aux différents supports de communication
  • Prendre contact avec les intervenants et obtenir la confirmation automatique de leur présence
  • Établir la liste des invités
  • Envoyer un « save the date »
  • Envoyer les invitations
  • Envoyer les relances et reminders aux invités
  • Générer les badges invités automatiquement

 

… tout ça grâce à InvitYou !

Pendant l’événement

  • Accueillir les invités et procéder au check-in grâce à l’application YouCheck
  • Distribuer les badges générés sur la plateforme de gestion online
  • Communiquer en direct sur les réseaux sociaux
  • Procéder à la captation vidéo des différentes interventions
  • Retransmettre la vidéo en direct, afin de toucher un public ciblé

 

Après l’événement

La communication post-événementielle est tout aussi indispensable que celle effectuée en amont de la conférence. En la soignant, vous mettez toutes les chances de votre côté d’obtenir satisfaction des participants et contribuez à leur laisser une trace de votre manifestation.

  • Envoyer un mail de remerciement à toutes les personnes présentes le jour J
  • Procéder à l’évaluation de l’événement avec un questionnaire de satisfaction

Analysez votre retour sur investissement et vos retombées grâce aux statistiques automatiquement mises à jour sur votre plateforme digitale

Découvrez les solutions post-événement proposées sur la plateforme InvitYou !


Découvrez le concept InvitYou en 2 min !