Comment réussir son email d’invitation ?

L’email d’invitation est la porte d’entrée vers votre évènement. Il est essentiel de soigner ce save-the-date afin de donner envie à vos invités d’y participer ! Mais alors, comment rendre son email d’invitation le plus efficace et attractif possible ? Voici quelques conseils.

Bien définir sa cible

Envoyer son invitation au plus grand nombre n’est pas une bonne stratégie. Vous devez définir une cible précise, susceptible d’être intéressée par votre évènement. Cela vous permettra d’avoir un meilleur taux de conversion d’invités en participants réels, mais aussi d’éviter les no show : les personnes qui s’engagent à venir, mais ne viennent pas.Il est donc essentiel de faire sentir à vos invités que l’invitation les concerne tout particulièrement. Selon l’objectif de votre évènement, vous pouvez segmenter votre base de données de contacts, afin de n’inviter que les personnes correspondant à votre cible.

Mentionner tous les éléments essentiels

Votre invitation doit donner toutes les informations utiles aux futurs participants, le plus simplement possible. Quelles sont-elles ?

• la date et l’heure de l’évènement ;
• le lieu où il se déroulera ou le lien de connexion, s’il s’agit d’un évènement digital ;
• le programme ;
• les intervenants prévus ;
• les liens vers le site web et les réseaux sociaux de l’évènement ;
• le formulaire d’inscription ;
• un moyen de vous contacter.

La promotion de votre évènement repose principalement sur ces informations.

Donner envie aux invités

Chaque invité va se poser la question des avantages qu’il peut tirer de votre évènement. Va-t-il apprendre quelque chose ? Découvrir un nouveau concept ? Rencontrer des confrères ? Assister à l’intervention d’une personne de renom ?

Pensez à mettre en avant ces avantages dans votre email, afin que vos invités voient – du premier coup d’œil – qu’ils ont tout intérêt à répondre présents.

Se démarquer des autres emails d’invitation

Vos invités sont probablement très sollicités. Si l’objet de votre courriel n’attire pas leur attention, ils ne l’ouvriront probablement pas. Il est donc très important de soigner l’objet, en faisant court, mais percutant. 

En moins de 50 caractères, donnez les informations essentielles : le thème de l’évènement et la date, par exemple. Vous pouvez également mettre en avant l’avantage que présente l’évènement pour votre invité. Et si cela s’accorde avec votre style, ajoutez un emoji afin d’être plus visible au milieu des autres emails.Pour ce qui est du corps du texte à proprement dit, optez pour une esthétique agréable, mais sobre ainsi qu’un message personnalisé pour chaque invité. Avec InvitYou, vos invitations sont toujours personnalisées et respectent toutes les règles de délivrabilité pour pouvoir arriver à bon port ! Notre plateforme en ligne permet également de créer des emails d’invitation engageants, afin d’optimiser le taux de participation à votre évènement.

Intégrer un call-to-action percutant

Pour éviter que vos invités ferment votre mail avant de s’être inscrits à l’évènement, insérez-y un appel à l’action menant au formulaire d’inscription. Au minimum une phrase courte et accrocheuse, au mieux, un bouton coloré placé après la description du programme ou la liste des intervenants. N’hésitez pas à le répéter en fin de courriel.

Utiliser un logiciel d’emails marketing automation

En vous aidant à concevoir des campagnes d’emailing personnalisées et efficaces, InvitYou vous permet de gagner du temps. Outre les invitations, la plateforme vous permet de créer d’autres supports tels qu’un site web dédié, des mails de relance, un système de check-in, une billetterie… Grâce à notre outil, vous allez pouvoir optimiser la rédaction de votre mail d’invitation et vous investir davantage dans votre organisation logistique.