6 astuces pour co-construire un événement avec ses participants

Pour organiser des événements à succès, pourquoi ne pas convier vos invités à les élaborer avec vous ? InvitYou vous donne 6 astuces pour co-construire un événement avec ses participants et faire d’eux des parties prenantes de l’organisation de vos événements !

#1 Déterminez vos objectifs

Aujourd’hui, les participants ne veulent plus être de simples spectateurs. Ils recherchent une expérience personnalisée et immersive, dans laquelle ils peuvent s’impliquer. Ils doivent pouvoir retirer une réelle valeur de l’événement auquel ils participent.

Avant de solliciter leur contribution, il est essentiel de bien cadrer votre projet. Prenez le temps de définir vos objectifs, la taille de l’événement et votre cible. Souhaitez-vous faire connaître votre entreprise, promouvoir un produit ou collecter des fonds ? Quel type de public souhaitez-vous attirer ? Et quelle ampleur souhaitez-vous donner à votre événement ?

Répondre à ces questions dès le départ vous permettra de structurer votre projet efficacement et d’orienter toutes vos décisions par la suite.

#2 Identifiez les besoins et les attentes de votre cible

Maintenant que vous savez à qui vous vous adressez — clients, prospects, employés ou associés — mettez-vous à leur place.
Que recherchent-ils réellement dans votre événement ?

Pour y répondre, vous pouvez organiser des entretiens individuels. Vous pouvez aussi proposer des ateliers de travail afin de brainstormer avec un échantillon de votre cible.

De plus, pour recueillir des informations de manière anonyme et structurée, vous pouvez mettre en place un sondage en ligne. Selon vos besoins, les questions peuvent porter sur le thème de l’événement, son format, les activités proposées ou encore le choix du lieu.

#3 Prenez en compte les avis de vos invités

Grâce au questionnaire que vous avez mis en place, vous savez ce que veulent vos participants. Faites-en bon usage, leur opinion va vous permettre de façonner un événement inoubliable qui fera l’unanimité : conférence, soirée de gala, séminaire, avec tel type de buffet ou tel type d’animation ludique ou dansante. Des invités impliqués dès la planification de l’événement sont moins susceptibles de vous faire faux bond le jour J.

#4 Automatisez et analysez les informations collectées

Vous hésitez sur la manière d’organiser la collecte des informations dont vous avez besoin ?
Dans ce cas, la plateforme InvitYou vous permet de créer des formulaires personnalisables. Vos participants peuvent ainsi partager facilement leurs idées.

De plus, d’autres fonctionnalités viennent renforcer votre organisation. Par exemple, vous pouvez créer une page web dédiée, lancer des campagnes d’emailing à votre image ou mettre en place un check-in personnalisé.

Ainsi, vous disposez d’un outil complet. Il vous accompagne à chaque étape et soutient efficacement la gestion de votre événement..

#5 Communiquez régulièrement avec votre cible

N’hésitez pas à informer régulièrement vos invités, par mail, sur l’avancée de l’organisation de votre événement. Ces échanges les garderont impliqués tout au long de la préparation et feront grimper leur motivation à mesure que la date clé se rapproche. On ne le dira jamais assez, la communication est essentielle en événementiel !

#6 Cadrez l’organisation

Enfin, il est important de cadrer au maximum l’organisation de votre événement. Cela permet de ne pas s’éparpiller et, ainsi, d’éviter de perdre du temps et de l’argent.

Dès le début du projet, fixez un budget clair. Ensuite, établissez un rétroplanning précis. Bien sûr, co-organiser un événement avec son public peut amener de nouvelles directions. Cependant, il reste essentiel de respecter le budget défini et le temps imparti.

Pour optimiser ce processus, n’hésitez pas à contacter nos experts d’InvitYou pour obtenir une démo de notre outil, nous vous ferons découvrir les coulisses de la plateforme en ligne qui va révolutionner la gestion de vos événements 🙂