Organiser un événement peut paraître simple, et pourtant la réussite d’une manifestation professionnelle implique de suivre des étapes bien précises.
Il est fondamental d’accueillir vos invités dans des conditions optimales afin que votre event commence bien. Grâce à l’application d’émargement YouCheck, gérez votre flux d’arrivées en toute sérénité.
L’émargement doit rester rapide et fluide pour vos invités. Cependant, il s’agit aussi d’un moment clé pour l’organisateur. En effet, un participant bien accueilli entre plus facilement dans l’événement et a envie de découvrir la suite.
C’est pourquoi nous avons conçu une solution digitale intuitive. Elle remplace les feuilles papier et simplifie le travail de vos équipes. Vos hôtesses utilisent une application facile à installer et à prendre en main. YouCheck est disponible sur tablette et smartphone, sur Android comme sur l’App Store.
Dès l’ouverture de l’application, vous pouvez créer plusieurs sessions d’émargement. Adaptez-les au programme de votre journée ou à vos différentes conférences. Vous organisez plusieurs ateliers lors d’un même événement ? Utilisez le mode multi check-in pour mieux gérer les flux de participants.
Pour chaque session, vous recevez un identifiant unique, un login (email) et un mot de passe. Une fois connecté, vous accédez à la liste des participants confirmés. Chaque invité dispose d’une fiche que vous pouvez modifier à tout moment pour ajouter des informations.
Ensuite, deux options s’offrent à vous :
1. Check-in manuel : recherchez rapidement le nom d’un participant via le moteur de recherche. Puis cochez-le pour confirmer sa présence.
2. Check-in via scan : pour les événements de grande ampleur (plus de 100 participants) nous recommandons de scanner directement le QR Code que l’invité devra présenter sur un e-badge, un smartphone ou encore sur papier imprimé. Simple, rapide et efficace !
Un onglet est également à votre disposition pour vous permettre d’ajouter de nouvelles personnes à votre liste directement sur place.
Autre fonctionnalité utile, lorsqu’une personne a un statut particulier (VIP, presse, staff…) ou un placement spécifique dans la salle (couleur, N° de siège…) n’hésitez pas à le noter dans le listing Excel importé sur InvitYou.
Pour chaque invité, vos hôtesses recevront un message personnalisé reprenant les informations importantes que vous souhaitez voir apparaître ! La prise en charge de l’invité pourra ainsi se faire plus rapidement et de façon plus personnalisée.
Aujourd’hui, grâce à YouCheck le travail de votre staff est simplifié, l’ensemble des informations est directement synchronisé en temps réel sur votre base de données.
Grâce à l’outil « statistiques« , disponible et synchronisé sur toutes vos tablettes connectées, vous disposez d’une vision globale et instantanée de l’évolution des invités. L’onglet présente de manière claire et précise les flux et heures d’arrivées des participants mais aussi des accompagnants.
Lorsque votre Wifi n’est pas stable ou que la connexion est moins bonne que prévu, vous pouvez activer le mode « hors ligne« . Cette fonction permet de continuer votre session d’émargement tout en sauvegardant les données de vos invités. Lorsque vos tablettes se reconnecteront au Wifi , toutes les données seront à nouveau synchronisées automatiquement et mises à jour.
En quelques mots, YouCheck vous permet de gagner du temps, de personnaliser l’accueil et de fluidifier l’accès lors de vos sessions d’émargement. Mais ce n’est pas tout, l’outil permet également de véhiculer une image plus moderne et high-tech de votre entreprise. Vos invités se sentiront accueillis dans un environnement innovant et auront envie d’y revenir 😉
Vous souhaitez gérer vos émargements en toute sérénité ? Contactez nos experts pour installer YouCheck en quelques clics !
A lire également sur le blog InvitYou :
Organiser un événement d’entreprise demande une coordination minutieuse : gestion des invitations, suivi des inscriptions, logistique sur place, communication avant et...
Lire la suite
Chaque événement corporate génère une richesse d’informations souvent sous-exploitées. Inscriptions, taux de participation, retours des participants, comportements sur...
Lire la suite
Français
Español
English