Une gestion des données au service de l’optimisation

Savoir traiter ses données client est aujourd’hui incontournable pour toutes les entreprises. De leur récolte à leur analyse, les données probantes sont de véritables atouts dans l’optimisation de votre offre.

Pourtant, la gestion de ces données est parfois négligée ou laissée de côté par manque de temps et de moyens techniques. Dans sa mission de soutien à l’organisation de vos évènements, notre plateforme InvitYou vous aide à gérer ces informations et à faire les bons choix quant à l’évolution de votre stratégie événementielle.

La récolte de données

Il existe différentes manières de récupérer de la data sur InvitYou.

Cela peut passer par l’obtention des informations relatives au prospect :

• Par import de vos fichiers adresses en format CSV
• Par le remplissage d’une fiche prospect disponible dans notre interface
• Par notre système de collecte automatique sur chaque formulaire (inscription et sondages)

Le fonctionnement des formulaires

Créer des formulaires sur InvitYou est simple, intuitif et entièrement personnalisable.

Chaque question correspond à un champ précis. Vous pouvez utiliser des champs prédéfinis comme le nom, le prénom ou la civilité. Vous pouvez aussi ajouter des champs de texte courts ou longs à remplir. Enfin, vous pouvez proposer des réponses à choix unique, multiple ou sous forme de liste déroulante.

Pour les questions à choix unique, vous pouvez intégrer des blocs conditionnels. Ainsi, l’utilisateur voit certains champs uniquement en fonction de sa réponse. Par exemple, si vous demandez à un participant s’il recherche un hébergement, une réponse positive affiche automatiquement une question sur le type de logement.

De cette manière, vous évitez d’afficher des champs inutiles. Vous offrez donc une expérience plus fluide, plus claire et plus agréable à vos invités.

La trame du formulaire terminée, ce dernier pourra être expédié grâce à vos campagnes d’emailing, chacune programmable.

Lorsque vos clients auront répondu  au questionnaire, un message personnalisé pourra leur être adressé. Vous devrez le créer en amont avec l’appui de “champs variables” dans lesquels civilité, nom et prénom s’inscriront automatiquement en fonction de l’adresse courriel utilisée.

Suite aux confirmations de participation, vous aurez la possibilité de programmer un envoi automatique des e-badges avec QR-code accompagné des détails de l’évènement aux différents participants.

Si les formulaires sont utilisés en amont de votre évènement, ils sont également utiles en aval, lors de votre campagne de remerciement. Ils permettront de noter le taux de satisfaction des participants en faisant ressortir les éléments ayant fonctionné ou à améliorer.

Le stockage des données

L’ensemble des données que vous nous fournissez est stocké en lieu sûr, sur des serveurs dédiés aux professionnels, dans les data centers d’OVH. Travailler avec nous, c’est assurer la sécurité et la confidentialité de vos données.

Gestion des données

La récupération et le stockage des données sont essentiels, mais leur gestion l’est tout autant. Dans un carnet d’adresses professionnel, on retrouve souvent des contacts obsolètes ou dupliqués sous des noms différents.

InvitYou simplifie cette gestion grâce à la mise à jour automatique. Ainsi, vous gardez une base propre sans effort. Grâce au dédoublonnage des fichiers invités, vous gagnez du temps et évitez les tâches répétitives liées à votre base de données. De plus, vous limitez les erreurs, comme les envois de mails en double.

En parallèle, l’outil détecte les courriels en erreur et nettoie automatiquement votre base. Vous pouvez ensuite la mettre à jour et la réimporter facilement.

Enfin, travailler sur des bases fiables permet de réduire les erreurs. Vous améliorez ainsi le suivi des réponses, les échanges d’emails et la gestion des statuts.

Analyse des données

InvitYou vous permet d’intégrer un volet d’analyse à vos campagnes emailing. Ce traitement automatisé vous aide à identifier les points faibles et à ajuster votre logistique. Ainsi, vous évitez de disperser votre budget et prenez de meilleures décisions. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur plusieurs indicateurs clés de performance (KPI) :

• Le taux de clic : il correspond au nombre de personnes ayant reçu votre email et ayant cliqué sur un lien. Un taux élevé traduit un fort intérêt de votre cible.
• Le taux d’ouverture : s’il est faible, vous pouvez identifier des axes d’amélioration dans votre communication et ajuster vos actions.
• L’erreur et la délivrabilité : ces indicateurs montrent le nombre d’emails non reçus ainsi que leur bonne réception par les serveurs. Ils permettent notamment d’identifier les adresses invalides ou mal renseignées.
• La réactivité : elle correspond au temps que mettent vos destinataires à répondre. Une réactivité faible peut indiquer un message peu adapté à votre cible.
• Le désabonnement : il mesure le nombre de contacts perdus durant votre campagne. Un taux élevé peut refléter un manque de pertinence ou une fréquence d’envoi trop importante.

Enfin, vous accédez à des statistiques globales ou détaillées selon vos envois : save the date, invitations, relances ou remerciements.

Les statistiques traitent également les informations liées au retour des participants concernant votre manifestation.

En déterminant les éléments ayant fonctionné et ceux qui n’ont pas été pertinents, vous avez une vue globale qui vous permet de peaufiner votre communication. Il peut s’agir d’identifier un type d’hébergement ayant plus la côte qu’un autre ou de valider l’appréciation de petites intentions au moment de l’accueil. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez déterminer de manière plus précise les goûts de votre cible et adapter vos prochains évènements en conséquence.

Vous cherchez un outil pour vous aider dans la gestion de vos données clients ? Contactez-nous ! Nos experts vous donneront les clefs pour utiliser InvitYou de façon efficace et optimisée, selon votre secteur d’activité !