Une gestion des données au service de l’optimisation

Introduction

Savoir traiter ses données client est aujourd’hui incontournable pour toutes les entreprises. De leur récolte à leur analyse, les données probantes sont de véritables atouts dans l’optimisation de votre offre.

Pourtant, la gestion de ces données est parfois négligée ou laissée de côté par manque de temps et de moyens techniques. Dans sa mission de soutien à l’organisation de vos évènements, notre plateforme InvitYou vous aide à gérer ces informations et à faire les bons choix quant à l’évolution de votre stratégie événementielle.

La récolte de données

Il existe différentes manières de récupérer de la data sur InvitYou.

Cela peut passer par l’obtention des informations relatives au prospect :

• Par import de vos fichiers adresses en format CSV
• Par le remplissage d’une fiche prospect disponible dans notre interface
• Par notre système de collecte automatique sur chaque formulaire (inscription et sondages)

Le fonctionnement des formulaires

Créer des formulaires sur InvitYou, c’est simple, intuitif et sur-mesure.

Chaque question est rattachée à un champ. Elle peut porter sur des éléments prédéfinis tels que le nom, le prénom, la civilité, mais peuvent aussi prendre la forme d’encarts de textes courts ou longs à compléter par vos interlocuteurs. Enfin, elle peut proposer des réponses à choix unique ou multiple ou encore une liste déroulante de propositions.

Dans le cas des questions à choix unique, des blocs conditionnels sont disponibles. Leur visibilité par votre interlocuteur dépendra de sa réponse. Ainsi, si vous demandez à votre prospect s’il recherche un hébergement, seule la réponse « oui » lui permettra d’avoir accès à la question conditionnelle sur le type de logement. De cette manière, les champs inutiles ne s’afficheront pas ce qui permettra une meilleure expérience invité.

La trame du formulaire terminée, ce dernier pourra être expédié grâce à vos campagnes d’emailing, chacune programmable.

Lorsque vos clients auront répondu  au questionnaire, un message personnalisé pourra leur être adressé. Vous devrez le créer en amont avec l’appui de “champs variables” dans lesquels civilité, nom et prénom s’inscriront automatiquement en fonction de l’adresse courriel utilisée.

Suite aux confirmations de participation, vous aurez la possibilité de programmer un envoi automatique des e-badges avec QR-code accompagné des détails de l’évènement aux différents participants.

Si les formulaires sont utilisés en amont de votre évènement, ils sont également utiles en aval, lors de votre campagne de remerciement. Ils permettront de noter le taux de satisfaction des participants en faisant ressortir les éléments ayant fonctionné ou à améliorer.

Le stockage des données

L’ensemble des données que vous nous fournissez est stocké en lieu sûr, sur des serveurs dédiés aux professionnels, dans les data centers d’OVH. Travailler avec nous, c’est assurer la sécurité et la confidentialité de vos données.

Gestion des données

Si la récupération des données et leur stockage sont une étape importante, leur gestion l’est tout autant. Il n’est pas rare d’avoir dans son carnet d’adresse professionnelle des contacts obsolètes ou enregistrés de multiples fois sous des patronymes différents.

InvitYou possède l’option incontournable dans cette gestion de la donnée : la mise à jour automatique. Grâce au dédoublonnage des fichiers invités, passez à la vitesse supérieure en évitant les tâches chronophages liées à votre base d’invités. En plus de vous épargner un tri chronophage, InvitYou vous évite la maladresse des envois de mail à répétition !

L’outil vous propose également l’extraction des courriels en erreur. Votre listing est automatiquement nettoyé, vous n’avez plus qu’à le mettre à jour et à le réinjecter !

Travailler sur des bases saines vous permet une réduction du nombre d’erreurs, que cela soit dans le suivi des réponses, les échanges d’emails ou les modifications de statuts.

Analyse des données

InvitYou vous permet d’intégrer un volet analyse à vos envois d’emailing. Ce traitement automatisé  vous permet de voir les points faibles et de maîtriser votre logistique au plus juste pour éviter de disperser votre budget. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur nos différents indicateurs clés de performance (KPI) :

• Le taux de clic : le taux de clic correspond au ratio de personnes ayant reçu votre mail et ayant cliqué sur un des liens y figurant. Un fort taux de clic équivaut à un fort intérêt de votre cible.
• L’ouverture : si votre taux d’ouverture de courriel est faible, tâchez d’identifier les points d’amélioration dans votre communication et lancez des actions correctives.

• L’erreur et la délivrabilité : le KPI erreur est là pour vous indiquer le nombre de mails non parvenus à destination. Le problème est ici une adresse courriel caduque ou mal renseignée. L’indicateur sur la délivrabilité rejoint la fonction de l’indicateur erreur, car il vous permet de savoir si votre mail a été accepté par le serveur et s’il a été délivré. 
• La réactivité : la réactivité correspond au temps que mettent vos destinataires à vous répondre. Si cette dernière est basse, cela peut être dû à un message non adapté à votre cible. 
• Le désabonnement : le désabonnement vous permet de voir le nombre de prospects que vous avez perdus au cours de votre campagne. Un fort taux pourrait être synonyme d’un manque de pertinence ou d’envoies trop fréquents.

Vous avez accès à des statistiques, soit sur l’ensemble de vos campagnes, soit par type d’envoi (Save the date, invitation, relance, reminders, remerciement).

Les statistiques traitent également les informations liées au retour des participants concernant votre manifestation.

En déterminant les éléments ayant fonctionné et ceux qui n’ont pas été pertinents, vous avez une vue globale qui vous permet de peaufiner votre communication. Il peut s’agir d’identifier un type d’hébergement ayant plus la côte qu’un autre ou de valider l’appréciation de petites intentions au moment de l’accueil. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez déterminer de manière plus précise les goûts de votre cible et adapter vos prochains évènements en conséquence.

Vous cherchez un outil pour vous aider dans la gestion de vos données clients ? Contactez-nous ! Nos experts vous donneront les clefs pour utiliser InvitYou de façon efficace et optimisée, selon votre secteur d’activité !