Organiser un webinaire est aujourd’hui une solution efficace pour communiquer, former ou interagir à distance. Un webinaire, aussi appelé “webinar”, combine les mots web et séminaire. Il désigne une réunion interactive en ligne, conçue pour collaborer ou transmettre des connaissances.
Ce format est à la fois pratique pour les participants et économique pour l’organisateur. Il permet aussi de maintenir le lien avec vos clients, partenaires et collaborateurs. Même s’il est moins convivial qu’un événement physique, il reste très performant.
De plus, un élément clé de réussite repose sur le suivi post-webinaire : fidéliser et engager vos participants. Cette étape permet de prolonger l’expérience et d’optimiser l’impact de votre événement.
Voici quelques conseils pour organiser un webinaire efficacement :
Il existe de nombreux outils de webinaires et de visioconférences sur le marché, qui proposent des fonctionnalités quasi similaires pour des budgets très raisonnables (certaines solutions sont mêmes gratuites !) : Microsoft Teams, Zoom, Skype, Google Meets…
Lors de votre choix, tenez bien compte des éléments suivants :
Après avoir choisi votre outil de visioconférence, il vous faut choisir une plateforme d’inscription simple et intuitive pour gérer efficacement la « relation invité » avant, pendant et l’après-événement.
Cette plateforme joue un rôle essentiel dans la gestion de votre webinaire car elle va vous permettre de promouvoir votre événement (invitations, relances, remerciements) de collecter des données ciblées (inscription, connexion et sondage), d’analyser et de segmenter ces données (CRM) mais aussi de vendre des billets (et générer des factures automatiques) si votre événement est payant.
Une plateforme digitale événementielle comme InvitYou vous permettra d’organiser un webinaire ou une conférence en ligne de qualité en pilotant toute votre gestion depuis la même interface.
Créez un événement en quelques clics, envoyez vos invitations, suivez vos inscriptions (gratuites ou payantes) en temps réel et diffusez votre live simplement et en toute sécurité.
Vos participants bénéficient d’une expérience utilisateur fluide et accèdent directement à votre visioconférence depuis un ordinateur, une tablette ou d’un smartphone.
Pour promouvoir votre webinaire, importez votre liste d’invités et envoyez vos invitations. Vous pouvez choisir un format public ou privé.
Ensuite, mettez en avant vos thématiques, votre contenu et vos intervenants. Si votre sujet répond à un besoin précis, vous augmenterez votre taux de participation.
Pour les événements gratuits, prévoyez environ 50 % d’absents. Il est donc conseillé d’envoyer plus d’invitations que de places disponibles.
Avec InvitYou, vos participants reçoivent automatiquement un e-mail de confirmation. Ils reçoivent aussi des rappels, entre 48h et 1h avant l’événement.
Ces messages contiennent toutes les informations utiles, dont le lien de connexion. Vous pouvez également intégrer ce lien dans leur calendrier pour simplifier l’accès.
Vos participant auront besoin de matière pour rester concentrés et attentifs tout au long de votre webinar.
Contrairement à un événement physique rempli d’interactions et d’émotions, n’oubliez pas que lors d’un webinaire vos participants sont souvent isolés, seuls derrière leur écran, leur attention peut vite se détourner de votre contenu si ce dernier est trop monotone.
Il faut donc enrichir au maximum votre présentation en rédigeant une liste claire des sujets abordés et en soignant vos supports pour qu’ils donnent envie.
N’hésitez pas à utiliser des photos, des vidéos, des graphiques entrecoupés de prises de paroles en direct pour donner du peps à votre intervention !
Pour réussir votre webinaire ou tout autre événement virtuel, pensez également à créer un rétroplanning général en segmentant chaque intervention et en respectant le temps de parole concédé à chaque orateur.
De plus, prévoyez un temps d’échanges en fin de webinaire pour répondre aux questions des participants.
Pendant et après le webinaire vous pourrez consulter vos statistiques pour analyser le temps de connexion, le taux de participation, les sources de provenance et toutes autres informations que vous aurez demandé lors de l’inscription.
Ces données qualifiées vous serviront par la suite à segmenter votre audience pour optimiser le taux de participation sur vos prochains événements.
Après le webinaire, envoyez un questionnaire de satisfaction. Vous recueillez ainsi des retours utiles pour vous améliorer. Ensuite, relancez vos participants avec un message de remerciement. Vous pouvez aussi proposer une offre ou un contenu complémentaire.
Enfin, partagez le replay avec les absents. Cela vous permet de maximiser l’impact de votre événement.
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