Les 5 commandements pour réussir son évènement hybride

En plein essor depuis la pandémie de 2020, le mode “hybride” se normalise dans le secteur de l’événementiel. C’est qu’il offre une flexibilité précieuse à tous les invités : se rendre sur place au cœur de la fête ou y participer par écran interposé, dans le confort de son chez-soi. Pratique pour les participants, ce type d’événement repose toutefois sur une logistique et une préparation solides de la part des organisateurs. Voici les 5 commandements à suivre pour réussir à coup sûr votre événement hybride.

À l’attention tu réfléchiras

Animer un événement en mode hybride implique de s’adresser à deux audiences différentes… et ce n’est pas chose aisée ! Le temps d’attention des participants n’est en effet pas le même selon l’endroit où ils se trouvent : le niveau de concentration d’une audience en ligne est moindre que celui d’une audience sur place qui est davantage réceptive aux sons, aux couleurs et à la promiscuité des autres participants. À l’inverse, l’audience en ligne sera susceptible de se laisser distraire par des stimulus extérieurs tels qu’un téléphone portable ou l’accès à d’autres pages de navigation.

Il est donc essentiel de veiller au rythme de votre évènement hybride en allant chercher l’attention des participants entre les différents temps forts. Concevez, au besoin, un fil rouge qui gardera les spectateurs à bord tout au long de l’évènement. Prévoyez également des moments de pause pour permettre à chacun de se recentrer.

La durée d’un évènement joue également un rôle important dans l’adhésion du public, qu’il soit devant la scène ou derrière l’écran : un évènement court avec des temps forts rapprochés a plus de chances de garder une audience attentive que s’il s’étend.

Enfin, pensez au ton de l’animation ! Car le dynamisme passe aussi par les intonations et l’énergie que le modérateur ou maître de cérémonie renvoie vers le public. Une voix monotone risque de perdre vos intervenants, où qu’ils soient. Soyez vivant, et n’hésitez pas à recourir à des visuels dynamiques et de qualité pour soutenir la parole et garder les participants en éveil.

Les participants tu impliqueras

C’est la clé du succès d’un événement : trouver des solutions pour que vos deux audiences communiquent entre elles. Cela passe par des activités ludiques impliquant tous les participants tels que des quiz, des sondages, des chats en ligne, etc. Si vous optez pour ces derniers, veillez également à installer des écrans sur les lieux de l’évènement : l’affichage en direct des messages des participants se trouvant à distance offre un énorme potentiel d’interaction, dès lors qu’il est encadré par plusieurs modérateurs. N’hésitez d’ailleurs pas à faire dévier l’animation sur ce qui se passe en ligne en interagissant directement avec les internautes. Vous pouvez également jouer avec les réactions et l’énergie des participants se trouvant sur place afin de relancer l’intérêt de votre audience en ligne.

Un teasing tu proposeras

Vous souhaitez booster le nombre de participants ? Titillez leur curiosité en publiant un ou plusieurs teasings en amont de votre manifestation. Il peut s’agir de messages sur les réseaux sociaux annonçant l’ouverture des inscriptions ou dévoilant des éléments “suprise” de la programmation, ou encore d’une campagne d’emailing présentant le déroulé de l’évènement et ses intervenants. Notre plateforme InvitYou est par ailleurs un outil performant pour la mise en place de ces campagnes, leur automatisation et leur suivi. 

Lors de vos communications, proposez à vos prospects de partager l’information auprès de leurs réseaux. Cela vous permettra d’augmenter significativement votre visibilité. Et bien sûr, relancez les participants quelques jours avant le jour J.

L’équipement tu prépareras

Durant une manifestation hybride, vous devez nécessairement vous équiper en matériel audiovisuel afin de connecter l’événement à son audience en ligne. Ne lésinez pas sur la qualité du son et de l’image : celle-ci a un pouvoir d’attraction immédiat sur votre audience – et donc sur son implication – et ce, de part et d’autre de l’écran. Optez pour du matériel professionnel, réfléchissez à la disposition des micros – micro-cravate, col de cygne, serre-tête ou simplement à main – ainsi qu’à la disposition des caméras et de l’éclairage. 

N’hésitez pas à faire appel à des professionnels pour la mise en place de l’équipement technique. Gardez toutefois en tête que des caméras, micros et éclairages haut de gamme ne servent à rien si votre connexion internet n’est pas assez robuste. Des arrêts intermittents ou des désynchronisations entre l’image et le son viennent rapidement à bout de la patience de n’importe quelle audience.    

À la diffusion tu réfléchiras

La gestion de l’organisation de votre événement hybride comprend la question de sa diffusion. Quelle plateforme choisir ? Entre Teams, Zoom, Skype ou encore Google Meet, les possibilités ne manquent pas ! Une fois votre choix arrêté, vous pouvez intégrer votre streaming à la plateforme InvitYou afin que les invités y accèdent facilement.

Si vous enregistrez votre event en direct, n’hésitez pas à réutiliser son contenu en interne ou sur votre site internet et vos réseaux sociaux. Le but ? L’utiliser comme moyen de communication et de promotion de votre structure auprès de votre communauté ou permettre aux personnes n’ayant pas pu y assister de le visionner.

L’organisation en mode “hybride” ne s’improvise pas, mais bien gérée, elle peut apporter une réelle plus-value à votre événement en termes de visibilité et de dynamisme. Suivez nos 5 commandements sans faillir et emportez vos audiences vers de nouveaux formats… et de nouveaux succès !