Les 5 commandements pour réussir son évènement hybride

5 commandements pour réussir son évènement hybride

En plein essor depuis la pandémie de 2020, le mode “hybride” se normalise dans le secteur de l’événementiel. Ces 5 commandements pour réussir son événement hybride vous aideront à structurer efficacement votre organisation.
Ce format offre une flexibilité précieuse aux invités. Ils peuvent se rendre sur place ou participer à distance, depuis chez eux.
Pratique pour les participants, l’événement hybride demande toutefois une logistique rigoureuse.

À l’attention tu réfléchiras – un des 5 commandements pour réussir son événement hybride

Animer un événement en mode hybride implique de s’adresser à deux audiences différentes… et ce n’est pas chose aisée ! Le temps d’attention des participants n’est en effet pas le même selon l’endroit où ils se trouvent : le niveau de concentration d’une audience en ligne est moindre que celui d’une audience sur place qui est davantage réceptive aux sons, aux couleurs et à la promiscuité des autres participants. À l’inverse, l’audience en ligne sera susceptible de se laisser distraire par des stimulus extérieurs tels qu’un téléphone portable ou l’accès à d’autres pages de navigation.

Il est donc essentiel de veiller au rythme de votre évènement hybride en allant chercher l’attention des participants entre les différents temps forts. Concevez, au besoin, un fil rouge qui gardera les spectateurs à bord tout au long de l’évènement. Prévoyez également des moments de pause pour permettre à chacun de se recentrer.

La durée d’un évènement joue également un rôle important dans l’adhésion du public, qu’il soit devant la scène ou derrière l’écran : un évènement court avec des temps forts rapprochés a plus de chances de garder une audience attentive que s’il s’étend.

Enfin, pensez au ton de l’animation ! Car le dynamisme passe aussi par les intonations et l’énergie que le modérateur ou maître de cérémonie renvoie vers le public. Une voix monotone risque de perdre vos intervenants, où qu’ils soient. Soyez vivant, et n’hésitez pas à recourir à des visuels dynamiques et de qualité pour soutenir la parole et garder les participants en éveil.

Les participants tu impliqueras – réussir son événement hybride grâce à l’interaction

C’est la clé du succès d’un événement : créer des interactions entre vos deux audiences.
Pour cela, propose des activités ludiques qui impliquent tous les participants, comme des quiz, des sondages ou des chats en ligne.

Si tu utilises ces formats, pense à installer des écrans sur le lieu de l’événement.
Les messages des participants à distance peuvent ainsi s’afficher en direct.

Cela crée un fort potentiel d’interaction.
Cependant, cette animation doit être encadrée par des modérateurs.

N’hésite pas à interagir directement avec les internautes.
Tu peux aussi t’appuyer sur l’énergie des participants sur place.

Cela permet de relancer l’intérêt de l’audience en ligne.

Un teasing tu proposeras – un levier clé pour réussir son événement hybride

Tu veux booster le nombre de participants ? Éveille leur curiosité en amont.

Publie des teasings sur les réseaux sociaux.
Par exemple, annonce l’ouverture des inscriptions ou dévoile certains éléments de la programmation.

Tu peux aussi lancer une campagne d’emailing.
Présente le déroulé de l’événement et ses intervenants.

La plateforme InvitYou permet de créer, automatiser et suivre ces campagnes facilement.

Encourage aussi tes prospects à partager l’information.
Cela augmente ta visibilité.

Enfin, relance les participants quelques jours avant le jour J.

L’équipement tu prépareras – un pilier pour réussir son événement hybride

Lors d’un événement hybride, un bon équipement audiovisuel est indispensable.
Il permet de connecter efficacement ton événement à ton audience en ligne.

Ne néglige pas la qualité du son et de l’image.
Elle influence directement l’attention et l’engagement des participants.

Opte pour du matériel professionnel.
Réfléchis à la disposition des micros, des caméras et de l’éclairage.

Tu peux utiliser différents types de micros : micro-cravate, col de cygne, serre-tête ou micro à main.

Si besoin, fais appel à des professionnels pour installer l’équipement.
Mais attention : sans une connexion internet fiable, tout devient inutile.

Des coupures ou des décalages entre le son et l’image peuvent vite frustrer ton audience.  

L’équipement tu prépareras – un pilier pour réussir son événement hybride

La gestion de l’organisation de votre événement hybride comprend la question de sa diffusion. Quelle plateforme choisir ? Entre Teams, Zoom, Skype ou encore Google Meet, les possibilités ne manquent pas ! Une fois votre choix arrêté, vous pouvez intégrer votre streaming à la plateforme InvitYou afin que les invités y accèdent facilement.

Si vous enregistrez votre event en direct, n’hésitez pas à réutiliser son contenu en interne ou sur votre site internet et vos réseaux sociaux. Le but ? L’utiliser comme moyen de communication et de promotion de votre structure auprès de votre communauté ou permettre aux personnes n’ayant pas pu y assister de le visionner.

L’organisation en mode “hybride” ne s’improvise pas, mais bien gérée, elle peut apporter une réelle plus-value à votre événement en termes de visibilité et de dynamisme. Suivez nos 5 commandements sans faillir et emportez vos audiences vers de nouveaux formats… et de nouveaux succès !

Envie d’organiser un événement réussi ? Notre équipe est là pour vous accompagner.