6 astuces pour co-construire un événement avec ses participants

Pour organiser des événements à succès, pourquoi ne pas convier vos invités à les élaborer avec vous ? InvitYou vous donne 6 astuces pour comprendre les envies de vos participants et faire d’eux des parties prenantes de l’organisation de vos événements !

#1 Déterminez vos objectifs

Aujourd’hui, les participants à un événement veulent vivre une expérience personnalisée, et en être acteurs. Ils doivent pouvoir retirer quelque chose de la manifestation à laquelle vous les conviez. 
Avant de recueillir leurs contributions, assurez-vous d’avoir identifié l’objectif et la taille de l’événement que vous voulez organiser ainsi que votre cible. Le but est-il de faire connaître votre entreprise, promouvoir un produit, recueillir des fonds ? Quel public souhaitez-vous attirer ? Quelle ampleur aura cet événement ? Répondre à ces questions vous permettra de cadrer votre projet en amont de sa préparation.

#2 Identifiez les besoins et les attentes de votre cible

Maintenant que vous savez à qui vous vous adressez — clients, prospects, employés ou associés — mettez-vous à leur place. Qu’attendent-ils de votre événement ? Pour le savoir, vous pouvez organiser des entretiens individuels ou encore des ateliers de travail afin de brainstormer à plusieurs, avec un échantillon de votre cible, sur l’organisation de l’événement. Pour un recueil d’information anonyme et organisé, vous pouvez également mettre en place un sondage en ligne. Selon vos besoins, les questions peuvent porter sur le thème de l’événement, son format, les activités proposées ou encore le choix du lieu.

#3 Prenez en compte les avis de vos invités

Grâce au questionnaire que vous avez mis en place, vous savez ce que veulent vos participants. Faites-en bon usage, leur opinion va vous permettre de façonner un événement inoubliable qui fera l’unanimité : conférence, soirée de gala, séminaire, avec tel type de buffet ou tel type d’animation ludique ou dansante. Des invités impliqués dès la planification de l’événement sont moins susceptibles de vous faire faux bond le jour J.

#4 Automatisez et analysez les informations collectées

Vous hésitez sur la manière d’organiser la collecte d’informations dont vous avez besoin ? La plateforme InvitYou vous permet de mettre en place des formulaires personnalisables afin que les participants puissent vous partager leurs idées. D’autres fonctionnalités telles que la création d’une page web dédiée, de campagnes d’emailing à vos couleurs ou d’un check-in personnalisé des participants vous offriront un soutien solide dans la gestion de votre événement.

#5 Communiquez régulièrement avec votre cible

N’hésitez pas à informer régulièrement vos invités, par mail, sur l’avancée de l’organisation de votre événement. Ces échanges les garderont impliqués tout au long de la préparation et feront grimper leur motivation à mesure que la date clé se rapproche. On ne le dira jamais assez, la communication est essentielle en événementiel !

#6 Cadrez l’organisation

Enfin, il est important de cadrer au maximum l’organisation de votre événement. Cela permet de ne pas s’éparpiller et ainsi d’éviter de perdre du temps et de l’argent. Fixez un budget dès le début du projet, et établissez un rétroplanning ! Co-organiser un événement avec son public peut parfois faire prendre de nouvelles directions, mais il est important de respecter le budget établi, et le temps imparti.
Pour optimiser ce processus, n’hésitez pas à contacter nos experts d’InvitYou pour obtenir une démo de notre outil, nous vous ferons découvrir les coulisses de la plateforme en ligne qui va révolutionner la gestion de vos événements 🙂