Réussir son événement en plein air grâce au digital

La fin de l’été se prête encore très bien aux événements en plein air, que ce soit pour les manifestations grand public (festivals, challenges sportifs…) que pour les événements corporate ! Organisateurs, sachez que le digital peut vous aider à mieux organiser votre événement professionnel en extérieur, tant au niveau de la gestion des invités, que de la communication sur place. On vous dit tout.

Optimiser la gestion de ses invités avec le digital

Grâce aux outils digitaux, tels que notre plateforme de gestion d’événements InvitYou, vous pouvez anticiper le nombre de participants attendus et prévoir en conséquence le nombre de guichets d’accueil. Cela vous permet aussi de prévoir suffisamment de staff au check-in pour gérer efficacement les entrées des invités, ce qui est essentiel en cas d’événement de grande ampleur, où le flux doit être régulé.Pour avoir une idée précise du nombre de participants attendus, InvitYou vous permet de créer des campagnes d’emailing personnalisées, contenant un call-To-action efficace, et des mails de relance. Il est également possible d’envoyer aux participants, en amont de la manifestation, des e-badges avec QR code, à valider. Le jour J, les personnes présentes aux points d’entrée pourront rapidement enregistrer les invités à l’aide de tablettes numériques reliées à l’application de check-in d’InvitYou, afin que les arrivées se fassent de façon fluide. Une entrée rapide et efficace donne le sourire aux participants, ce qui permet de bien lancer l’événement !

Prévoir une bonne communication digitale sur place

Le jour J, ne négligez pas votre communication digitale. Avant toute chose, assurez-vous que le lieu dispose d’une bonne connexion WiFi. Vous pourrez ainsi la partager facilement avec les participants.

Pensez également à rendre les bornes de recharge accessibles. Cela améliore le confort et l’expérience sur place. Pour les invités à distance, diffusez votre événement en direct sur Twitch, YouTube ou Facebook. Ils pourront ainsi suivre l’événement en temps réel ou en replay. Cependant, ce dispositif doit être anticipé. Prévoyez un présentateur ainsi qu’une installation de streaming adaptée.

De plus, les vidéos enregistrées constituent un excellent support marketing. Vous pourrez les réutiliser dans vos futures communications. En parallèle, prévoyez la présence d’un community manager. Il pourra relayer l’événement en direct via des publications et des stories. Par ailleurs, créez un hashtag dédié à votre événement. Vous pourrez ainsi suivre les contenus partagés par les participants et analyser les retombées.

La communication sur place reste essentielle. Elle permet de générer de l’engagement et de préparer vos prochaines éditions. Enfin, le digital offre de nombreuses solutions pour améliorer l’organisation et la visibilité de vos événements, qu’ils soient en extérieur ou en présentiel.

Si vous organisez un événement professionnel, n’hésitez pas à contacter les experts d’InvitYou. Vous pouvez également tester gratuitement notre plateforme.