3 fonctionnalités à connaître pour une bonne gestion de vos événements 

Organiser un événement n’est pas chose simple. Du choix du format à l’accueil des invités, plusieurs paramètres sont à prendre en compte pour garantir son caractère unique et son bon déroulement. Cela passe par une bonne campagne d’e-mailing, une bonne gestion des arrivées le jour J, le tout, encadré d’une logistique irréprochable. Notre plateforme digitale InvitYou vous aide à optimiser toutes ces tâches et ainsi augmenter vos chances de réussite dans la sérénité.

1. Envoi des campagnes e-mailings

L’e-mailing : À l’heure où les informations circulent à grande vitesse, entretenir un lien clair et personnalisé avec votre réseau vous permettra de rester proche de lui.

Vous organisez une manifestation ? Notre module d’e-mailing vous permet d’envoyer des invitations personnalisées en intégrant votre propre charte graphique. Une façon simple et efficace de faire connaître votre événement tout en automatisant votre gestion.

L’interface vous permet de programmer 5 types de campagnes :

• L’envoi d’un Save the date pour annoncer la date de l’événement
• Le lancement de l’invitation officielle qui permettra à l’invité de s’inscrire
• La relance pour ceux qui n’ont pas encore répondu à l’invitation
• Le rappel pour ceux qui participent à l’événement 
• L’envoi de remerciements après les festivités   

Ces campagnes ont 3 types de statuts — brouillon, envoyé et programmé permettant un suivi précis en amont de la manifestation.

Comment utiliser ce module post-événement ? 

Communiquer après un événement est indispensable pour conclure l’expérience positivement et mesurer la satisfaction des participants. Utilisez cette fonctionnalité pour envoyer des messages de remerciement, proposer d’accéder aux photos prises sur place et éventuellement demander le retour des participants.

Véritable outil de fidélisation, les campagnes d’e-mailing post-événement vous permettent de garder le lien avec vos convives et d’augmenter vos chances de les retrouver lors d’une manifestation future.

2. Découvrez notre application “InvitYou Check-in”

L’organisation d’un événement passe naturellement par un accueil soigné de vos invités. En effet, ce moment est clé pour poser l’ambiance et lancer l’expérience. Grâce à notre application d’émargement, vous gérez les arrivées de manière fluide et personnalisée. Ainsi, chaque invité est immédiatement mis à l’aise et plongé dans votre événement.

Avec InvitYou Check-in, vos équipes peuvent gérer l’accueil sans accroc. L’outil devient rapidement indispensable pour assurer une expérience professionnelle dès l’entrée.

Le fonctionnement de l’application

Tout d’abord, l’application permet de suivre les participants de façon rapide et efficace. De plus, vous accédez à des statistiques en temps réel, que ce soit en ligne ou hors ligne. Vous gardez ainsi un contrôle total, en toute sérénité.

Ensuite, pour chaque session d’émargement, un identifiant unique et un mot de passe vous sont attribués. Dans votre espace personnel, vous pouvez consulter et modifier les fiches des participants confirmés. Cela vous permet non seulement de mettre à jour votre liste d’invités, mais aussi d’enrichir vos bases de données.

Une fois votre liste prête, deux options s’offrent à vous pour le check-in :

• Manuellement : vous recherchez le nom de l’invité et le marquez comme présent. Cette méthode est particulièrement adaptée aux événements plus restreints ou VIP.
• Via QR code : plus rapide, cette solution permet de scanner un code présenté sur papier, e-badge ou smartphone. Elle facilite grandement la gestion des flux.

Enfin, grâce à InvitYou Check-in, vous réduisez considérablement le temps d’attente à l’entrée. Par ailleurs, les notifications permettent de personnaliser l’accueil en temps réel. Résultat : votre événement démarre dans les meilleures conditions

3. Intégration de vos visioconférences directement sur votre plateforme

Il existe de nombreuses manières d’accroître le nombre de participants à vos événements. Les versions hybrides et full digital sont devenues à la mode et permettent de rassembler un maximum d’invités en un temps record. 

Mais ces formats nécessitent également une gestion rigoureuse des invités pour assurer leur bon déroulement. Ainsi, InvitYou vous permet d’intégrer votre lien visio ou streaming pour diffuser vos lives directement sur la page de l’événement et pouvoir les revoir en replay par la suite.

Opter pour InvitYou dans l’organisation de vos événements, c’est centraliser tous vos formats d’événements sur un seul et même tableau de bord pour pouvoir garder le contrôle sur l’ensemble de votre logistique !