Votre solution tout-en-un pour bien gérer vos webinaires !

Pourquoi organiser un webinaire ?

Le mot webinaire, aussi appelé “webinar”, associe les mots web et séminaire. Il sert à désigner toutes les formes de réunions interactives de type séminaire faites via le web et qui ont pour but de réaliser un travail collaboratif ou d’enseignement à distance.

C’est un bon moyen, à la fois pratique pour les participants et économique pour l’organisateur, de garder le lien et d’interagir à distance. Même si ce format digital n’a pas la convivialité d’un événement physique il a le mérite de permettre aux organisateurs d’événements de maintenir une certaine proximité avec les clients, partenaires et collaborateurs.

Voici quelques précieux conseils qui vous aideront dans l’organisation de vos prochains événements digitaux :

 

1. Choisir un outil de diffusion

Il existe de nombreux outils de webinaires et de visioconférences sur le marché, qui proposent des fonctionnalités quasi similaires pour des budgets très raisonnables (certaines solutions sont mêmes gratuites !) : Microsoft Teams, Zoom, Skype, Google Meets…

Lors de votre choix, tenez bien compte des éléments suivants :

• Nombre de participants maximum sur un même événement
• Prise en main simple et rapide par les intervenants et le public
• Besoin d’interactivité : questions-réponses, quiz, sondages, tchat…
• Partage d’écran, de diapositives et de documents
• Enregistrement automatique de vos vidéos (pour replay)
• Coût de la solution et des options

organiser un webinaire

 

2.    Choisir une plateforme d’inscription

Après avoir choisi votre outil de visioconférence, il vous faut choisir une plateforme d’inscription simple et intuitive pour gérer efficacement la « relation invité » avant, pendant et l’après-événement.

Cette plateforme joue un rôle essentiel dans la gestion de votre webinaire car elle va vous permettre de promouvoir votre événement (invitations, relances, remerciements) de collecter des données ciblées (inscription, connexion et sondage), d’analyser et de segmenter ces données (CRM) mais aussi de vendre des billets (et générer des factures automatiques) si votre événement est payant.

Une plateforme digitale événementielle comme InvitYou vous permettra d’organiser un webinaire ou une conférence en ligne de qualité en pilotant toute votre gestion depuis la même interface.

Créez un événement en quelques clics, envoyez vos invitations, suivez vos inscriptions (gratuites ou payantes) en temps réel et diffusez votre live simplement et en toute sécurité.

Vos participants bénéficient d’une expérience utilisateur fluide et accèdent directement à votre visioconférence depuis un ordinateur, une tablette ou d’un smartphone.

 

3.    Faire la promotion du webinaire

Que ce soit pour un événement interne ou externe, il vous suffit d’importer votre fichier d’invités, de créer une belle invitation et de l’envoyer en mode « public » ou « privé ».

Vous n’avez plus qu’à suivre vos inscriptions sur votre interface, votre fichier d’invités se complète automatiquement avec les renseignements fournis par vos invités sur le formulaire d’inscription.

Lorsque vous communiquez sur votre webinar, mettez bien en avant les problématiques abordées, la qualité de votre contenu et l’expertise de vos intervenants pour optimiser votre taux de participation.

Si vous répondez à un vrai besoin sur une thématique ciblée, les participants viendront plus facilement chercher les réponses aux questions qu’ils se posent 😊

Pour les événements externes gratuits, estimez le taux de « no show» à 50%. Doublez donc le nombre d’invitations envoyées par rapport au nombre de participants attendus.

Si vous proposez des webinaires payants, vous aurez un public certes plus restreint mais plus sérieux et plus engagé. Testez dès maintenant le module billetterie sur InvitYou et lancez-vous !

 

organisation événement virtuel

 

4.  Transmettre le lien de votre webinaire

Avec InvitYou, tous vos participants reçoivent automatiquement un e‑mail de confirmation d’inscription mais également un reminder (rappel 48h à 1h avant l’événement) contenant les informations utiles : coordonnées de l’organisateur, date de l’événement, thématiques abordées… et le lien de connexion à votre webinaire !

Vous pouvez également intégrer ce lien dans votre calendrier pour que vos invités accèdent à votre live en un clic !

Notre équipe d’experts vous accompagne tout au long de votre organisation pour vous guider sur la mise en place d’un parcours invité clair et intuitif.

 

5.  Créer le fil rouge de votre intervention

Vos participant auront besoin de matière pour rester concentrés et attentifs tout au long de votre webinar.

Contrairement à un événement physique rempli d’interactions et d’émotions, n’oubliez pas que lors d’un webinaire vos participants sont souvent isolés, seuls derrière leur écran, leur attention peut vite se détourner de votre contenu si ce dernier est trop monotone.

Il faut donc enrichir au maximum votre présentation en rédigeant une liste claire des sujets abordés et en soignant vos supports pour qu’ils donnent envie.

N’hésitez pas à utiliser des photos, des vidéos, des graphiques entrecoupés de prises de paroles en direct pour donner du peps à votre intervention !

Pour réussir votre webinaire ou tout autre événement virtuel, pensez également à créer un rétroplanning général en segmentant chaque intervention et en respectant le temps de parole concédé à chaque orateur.

De plus, prévoyez un temps d’échanges en fin de webinaire pour répondre aux questions des participants.

organiser événement digital

 

6. Analyser vos données clients

Pendant et après le webinaire vous pourrez consulter vos statistiques pour analyser le temps de connexion, le taux de participation, les sources de provenance et toutes autres informations que vous aurez demandé lors de l’inscription.

Ces données qualifiées vous serviront par la suite à segmenter votre audience pour optimiser le taux de participation sur vos prochains événements.

       organiser un webinaire

 

7.  Garder le contact après le webinaire

Lorsque vous invitez un public externe sur vos webinaires, vous constituez un fichier de prospects qualifiés qui va s’enrichir tout au long du parcours d’inscription. Ce fichier est une véritable mine d’or pour vos équipes commerciales qui vont pouvoir disposer de données fraiches et ciblées pour mieux connaitre les besoins de leurs futurs prospects.

Il est donc important en fin de webinaire de partager un questionnaire de satisfaction pour collecter des feed-backs à chaud. Ces précieux avis vous permettront d’orienter le contenu de vos prochaines sessions.

Sous 48h, n’hésitez pas à envoyer une e-carte de remerciements pour entretenir la relation et préparer votre prochain webinaire.

Pour les événements payants, une offre spéciale ou une réduction exclusive augmentera considérablement vos chances de conversion.

Ceux qui se sont inscrits mais qui n’ont pas pu participer (aussi appelés « No show »), pourront toujours visionner votre webinaire en replay car chaque live est automatiquement enregistré par la plateforme. Il vous suffira de repartager le lien directement depuis votre back-office.

 

>>> N’hésitez pas à consulter notre article : Pourquoi digitaliser son événement ?