Centraliser les données évenementiels avec InvitYou

Les organisateurs d’événements le savent bien… Au cours d’un projet, l’un de leurs principaux enjeux sera de gérer leurs données de façon optimale, afin d’arriver à tout coordonner de façon efficace. Le cas échéant, l’avancée de l’événement pourrait être compromise !

Grâce aux plateformes de gestion événementielle en ligne, fini les pertes de temps et les fausses manipulations. Véritables alliés des event planners, ces supports digitaux possèdent de nombreux atouts.

Optimiser ses données avec la gestion événementielle online

Organiser un événement, c’est avant tout analyser et traiter un grand nombre de données. Plannings, listes des intervenants, des prestataires et des invités, adresses, mails, numéros de téléphone…

Ces informations sont le plus souvent répertoriées sur des fichiers différents, sous forme de tableaux Excel. Difficile de manipuler tous ces fichiers sans égarer certaines données importantes.

Avec une plateforme de gestion en ligne, ces considérations n’ont plus lieu d’être ! L’outil vous permet de centraliser, trier et classer toutes vos données sur un même espace. Ainsi, vous pouvez en disposer comme bon vous semble, en quelques clics.

Par ailleurs, automatiser la gestion de vos données événementielles permet une meilleure mise à jour sur chaque étape de l’événement. Un gain de temps que vous pouvez reporter sur d’autres missions. Cette fonctionnalité vous aidera à prioriser vos tâches, en les rendant moins chronophages.

Grâce aux statistiques actualisées en temps réel sur votre plateforme de gestion online, vous pouvez suivre l’avancée de votre projet au jour le jour avec précision. Les collaborateurs qui disposent d’un compte utilisateur peuvent eux aussi prendre connaissance du suivi.

Envoi d’invitations, d’emails, de relances, mise à jour des feuilles d’émargement… chacune de ces opérations s’effectue en toute simplicité !

Pourquoi centraliser les données en ligne ?

1 – Gain de temps

Pour gérer automatiquement vos données en ligne, votre seule mission sera de les importer sur la plateforme. Vous pourrez ainsi les consulter en toute sécurité, votre tableau de bord se mettra à jour automatiquement en collectant les informations saisies par vos invités.

2 – Suivi en temps réel

Si vous êtes plusieurs à travailler sur un même événement, un outil de gestion en ligne vous permet d’avoir une vision 360° et simultanée à chaque étape. Plusieurs comptes peuvent être créés sur la plateforme, pour une meilleure reprise en main du projet.

Un bon moyen d’éviter les doublons !

3 – Éviter les erreurs

Centraliser ses données sur un même outil, c’est éviter les erreurs de type oublis, fautes de frappe, doublons…le logiciel voit ce que l’œil a du mal à repérer, surtout lorsque les éléments à traiter sont nombreux et diversifiés ?

4 – Maîtriser son budget

A chaque étape, la plateforme collecte les données des invités et vous fait remonter des statistiques détaillées pour mieux piloter votre budget logistique. Grâce à un formulaire d’inscription intelligent vous pourrez collecter la data, la trier et l’analyser en toute simplicité. Type de chambre, choix d’animations, villes de provenance, choix du menu… vous n’avez plus qu’à exporter 🙂